Andrew Kok, ontsluiter van die NG Kerk se geheue, gaan groet

“Piet Rassemus. Ek is bly ek sien die naam raak. Ons het juis ’n navraag gehad oor die Erasmus-stamvader.”

Dr Andrew Kok wys met twee vingers na een van die bruin-van-ouderdom sierskrif-inskrywings wat meer as 300 jaar gelede aangeteken is in ’n antieke swaar leeromhulde boek wat hy vashou. Hy glimlag gelukkig.

Hierdie man met die sagte brei in sy stem het vir baie sinoniem geword met die NG Kerkargief op Stellenbosch – die grootste van sy soort bergplek vir die argivalia van die land se grootste en oudste Afrikaanse kerk.

Goeie kennisbestuur bewaar én ontsluit

Na 30 November vanjaar begin hierdie kenner in kennisbestuur egter ’n nuwe hoofstuk wanneer hy op 65 vir ’n tweede keer in sy lewe aftree. Die eerste aftrede was sewe jaar terug na tien jaar as kennisbestuurder by die Wes-Kaapse regering. Voor dit was hy ook universiteitsdosent in inligting- en kennisbestuur by die Randse Afrikaanse Universiteit wat vandag die Universiteit Johannesburg is. ’n Pos wat gevolg het op hoof wees van inligtingsdienste by die ou Atoomenergiekorporasie.

’n Agtergrond wat Kok nie net besonder geskik gemaak het vir die rol van argiefbestuurder nie, maar hom ook onderskei van sy voorgangers wat uit ander vakgebiede gekom het.

Gesels ’n mens met hom hoor jy duidelik dat kennisbestuur vier funksies moet omvat. Eerstens is dit insamel en bewaar en dan, ewe belangrik vir hom, is ontsluiting en beskikbaarstelling van dit wat jy bewaar. Hy vertel toe hy sewe jaar gelede by die argief begin het op 1 Desember 2017 was hierdie ’n instansie wat tot op daardie punt uitstekend goed was met insamel en bewaar, maar daar het dit ongeveer gestop. Dit was ’n stoor- en bewaringsplek.

Die tweede siklus om hierdie kennis en inligting te ontsluit het grootliks ontbreek.

“Wat vir my belangrik is, is dat ’n mens nie net kennis en inligting bymekaar moet maak en stoor nie,” sê hy en vertel dan wat hy en sy span gedoen het om die inhoud van hierdie unieke hulpbron met sy vyf lopende kilometer van rakspasie verskans in twee ondergrondse inloopkluise op meer as een manier as ’t ware in die lig te bring.

Eerstens wou hy en sy span sien dat meer navorsers by die argief uitkom. Hulle wou van die argief ’n navorsingsinstelling maak en dit klink of hy meen hulle het hiermee geslaag, want hulle kry “besoekers vanoor die hele wêreld wat hier kom navorsing doen uit die wonderlike bronne wat hulle kan gebruik”.

Bronne wat insluit van die oudste publikasies in die land soos die ‘Kercken-boek van de Caap van Goede Hoop’ uit 1665, doopregisters soos die een vanaf die Franse Hugenote se gemeente in Drakenstein van 1688 waarin Piet Rassemus se doop aangeteken is. Daar is selfs doopregisters wat op ossewaens die Groot Trek binneland toe meegemaak het voor hulle later hulle pad teruggevind het Kaap toe na een van die 5 000 rakspasies waarvan Kok weet wat elkeen se naam en inhoud is.

Hy vertel hy wil hê mense moet by hulle kom navraag doen, “hulle sal verras wees oor wat hulle by ons kry.”

’n Hoogtepunt was om van hierdie navorsing te kon publiseer. Die eertydse stoorplek het verander in ’n publikasiehuis. Hy vertel dat reeds die tiende boek in die argief se publikasiereeks in November die lig sal sien om saam te val met die viering van 200 jaar sedert die eerste kerkevergadering van gemeentes in November 1824 by die Groote Kerk in Kaapstad (lees meer oor ’n uitnodiging vir akademiese bydraes hieroor onder).

“Dit is vir ons wonderlik om te sien dat inligting en kennis wat hier gestoor word, nou oopgebreek word en mense dit kan gebruik en dat dit in leketaal verstaanbaar is vir die gewone mens,” vertel Kok oor die boekereeks wat ook moeite gedoen het om die minder sigbare mense vanuit die kerk se lang oorwoë geskiedenis se stories te vertel. Stories soos dié van die swart evangeliste en ook van die vroue in die sending en wat hulle vermag het. Selfs die briewe van die bekende dr Andrew Murray aan sy kinders is in 2022 in boekvorm uitgegee.

Lees ook: Boek wil stem gee aan rol van swart evangeliste

Ontsluit deur te digitaliseer

Nog ’n sukses was die digitalisering van die inhoud van 175 jaar se gedrukte uitgawes van die NG Kerk se amptelike nuusblad, Kerkbode. Dit was ’n projek wat in 2021 in samewerking met die blad gedoen is.

“Ons is dankbaar dat ons uitgewer, Bybel-Media, hierdie duur maar noodsaaklike projek help befonds het en ons glo dit versterk ook Kerkbode se nalatenskap,” het Le Roux Schoeman, redakteur van Kerkbode, gesê.

Kok noem die besluit om juis hierdie publikasie te digitaliseer is gemaak omdat dit een van die argief se hoogs gebruikte tydskrifte is. Soos hy verduidelik, “ons kry geweldig baie navrae vir inligting wat daarin opgeteken is en in die ou dae moes ons met die hand blaai en soek vir brokkies inligting wat daarin opgeteken is”.

Lees meer:  Kerkbode vat hande met argief om skat af te stof

Nou is daar in die argief se leeskamer ’n rekenaar waarop enigeen soekterme kan kom intik om die artikels te vind wat hulle soek.

Kerkbode is nie al gedigitaliseerde hulpbron nie. Kok vertel daar is ook begin om tydskrifte uit die sendingvelde te digitaliseer in samewerking met die firma Nuuseum. So is nog inligting elektronies beskikbaar gemaak wat nêrens anders te kry is nie, sê hy.

Soos genoem herdenk die kerk vanjaar 200 jaar van kerklike besluite. Kok voeg trots by dat ook al die Acta (agendas, notules en kerkbesluite van sinodes) elektronies beskikbaar is op die argief se webblad, “so dis nou maklik om te kyk as jy wonder of oor iets al ooit ’n besluit geneem is”. Ook digitaal beskikbaar is die kerk se formuliere en belydenisskrifte.

Digitalisering is ’n baie duur proses, so alles kan nie digitaal gemaak word nie. Dit geskied na behoefte.

Ontsluit só kennis in mense se koppe

Geskrewe bronne is natuurlik nie al bron van kennis binne die kerk nie. Kok sê mondelinge oordrag van kennis is net so belangrik om op te vang. Die hoë aantal predikante wat sedert ’n paar jaar terug aftreeouderom begin bereik het, bekommer hom. Twee jaar gelede het hy al in ’n artikel vir Kerkbode die vraag gevra of die kerk genoeg doen rondom die oordrag van kennis en kennisbehoud uit hierdie groep.

Lees meer: Kennisbehoud: Stuur die NG Kerk af op ‘geheueverlies’?

Saam met Kerkbode het die kerkargief die Learn from leavers-projek begin waarin hy predikante wat emeriteer per e-pos nooi om hulle stories neer te skryf. Die reaksie sover was flou, maar hy moedig steeds emeritus-predikante aan om hom hieroor te kontak.

’n Soortgelyke projek is begin met die eertydse sendelinge deur hulle een dag per maand na die argief te nooi en vir hulle ’n klomp foto’s te gee wat nie ontsluit was nie. “Dit was sodat hulle stories van die mense of gebeure daarop vasgevang kan vertel … die stories wat in hulle kop geleef het,” verduidelik Kok, sigbaar trots oor hierdie unieke verhale wat ook nou opgeteken kon word. Vanjaar op Erfenisdag gaan die argief weer sendelinge nooi om hulle foto-albums te bring en hulle stories te kom vertel.

Noudat hy self deel is van die groep ‘leavers’, wat lê nou vir hom voor? Kok glimlag so effens en sê dit is nog nie vir hom tyd om op ’n stoep te gaan sit nie. Hy en sy vriend uit sy staatsdiensdae, Jan-Carel de Ridder, beplan om konsulteerwerk te doen in kennisbestuur. Hulle gaan dit doen aan die hand van die model van kennisbestuur wat hulle ontwikkel het en hulle in 2016 ’n internasionale toekenning besorg het. ’n Model wat volgens Kok in die staat sowel as privaatsektor kan werk.

“Dalk kan ek terugkom na die kerk toe en hulle vertel hoe om hulle kennis beter te bestuur,” lag hy.

---

1-Excelsus-UItnodiging-Kerkwees-200-1-5-en-6-Nov-2024